Оцифрування трудової книжки

З лютого 2021 року вступили в дію зміни до Кодексу законів про працю, а саме Закон України «Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо обліку трудової діяльності працівника в електронній формі» від 05.02.2021 р. № 1217-IX, яким запроваджується поняття електронної трудової книжки (далі -ЕТК).

Простіше кажучи електронна трудова книжка – це цифровий варіант паперової трудової книжки. Її впроваджено для удосконалення обліку трудової діяльності, зменшення паперового документообігу та ризиків пошкодження чи втрати паперових документів. Також це забезпечення зручного доступу працівників до даних про свою трудову діяльність, набутий страховий стаж, а в майбутньому – можливість автоматично оформити пенсію без відвідування Пенсійного фонду України. 

Звертаємо Вашу увагу, що оцифрувати трудову книжку може як фізична особа, так і роботодавець за своїх працівників (підстава — Закон України «Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо обліку трудової діяльності працівника в електронній формі» від 05.02.2021 р. № 1217-IX).

Щодо терміну процесу оцифрування трудових книжок або іншими словами перехідний період становить 5 років з дати набрання чинності змін, тобто відраховуємо з початку 2021 року.

Є велика кількість нюансів та встановлених правил щодо формату сканування, реєстрації даних, їх звіряння та прийняття, наявності електронного підпису та перевірка правильності оформлення записів про трудовий стаж та інше. Тому рекомендуємо звертатися до провідних наших спеціалістів, які не тільки проконсультують в цій області й в цілому здатні надати повний комплекс такої послуги.

Роботодавцям та громадянам радимо не затягувати зі створенням електронної трудової, оскільки оцифрування паперових документів Пенсійним фондом України здійснюється в порядку черги надходження таких документів засобами порталу електронних послуг Пенсійного фонду України, і якщо в останній момент всі підприємства та\або громадяни згадають про нові правила, система ПФУ буде перенавантажена та в майбутньому можуть мати проблеми з оплатою лікарняних, зокрема але не виключно, відрахуванням відповідних податків, поданням звітності, отриманням пенсійних виплат та веденням персоніфікованого обліку.